Cosa si nasconde dietro l’organizzazione di una mostra d’arte e il trasporto delle opere per curarne l’allestimento?
Dietro l’organizzazione di una mostra d’arte si intrecciano il lavoro e le competenze di varie parti: dalla vera e propria parte organizzatrice, ovvero chi ha l’idea e cerca di darle vita, come ad esempio la figura del curatore, al museo o ente ospitante, alle ditte di trasporto e allestimento, fino alla parte promotrice, che si occupa della promozione e diffusione della mostra.
Da dove si parte per la realizzazione di una mostra
Solitamente alla base della piramide dell’organizzazione di una mostra d’arte vi è il curatore, un professionista che si occupa di tutti gli aspetti relativi all’organizzazione di un’esposizione artistica; la figura è in grado di ideare, progettare e organizzare mostre e allestimenti temporanei e lavora per un ente organizzatore, come fondazioni, società private e banche.
Il primo aspetto che parte dall’idea iniziale è quindi scegliere un tema e un titolo per la mostra e definirne il viaggio artistico, per capire quali sono gli artisti o prestatori da contattare. Il curatore ricopre un ruolo di responsabilità nel definire i contenuti dell’evento, scegliendo le opere da esibire e la location.
Per questo aspetto il curatore lavora a stretto contatto con il comitato scientifico – storici dell’arte specializzati sul tema o artista principale della mostra e con la segreteria organizzativa – operatori che si occupano di contattare i prestatori per avere informazioni sulle opere.
Viene così delineato il progetto scientifico completo.
Scegliere la location per la mostra e la società di assicurazioni – installazione – trasporti
Una volta definita la tematica della mostra da organizzare e identificate le opere e gli artisti che ne faranno parte, si passa alla ricerca della giusta location.
Definita la dimensione del progetto, in base al tema e percorso scelto, si cercano locali e luci che ne rispecchino l’identità e si passa poi a scegliere anche la società di assicurazioni – installazione – trasporti con cui si vuole collaborare.
Step da seguire per organizzare una mostra:
Quindi per riassumere gli step iniziali necessari per organizzare una mostra:
- Il Curatore e il comitato scientifico definiscono il progetto della mostra
- Vengono contattati i collezionisti, i direttori dei musei e i proprietari delle opere che si intende esporre in mostra
- Tutte le informazioni vengono passate alla segreteria organizzativa
- La segreteria organizzativa prepara una richiesta di prestito con allegata la scheda di prestito, il contratto di prestito e il facility report della sede espositiva
- Si raccolgono tutte le informazioni necessarie e si inviano alla ditta di Assicurazioni – Allestimenti – Trasporti
- Il Registrar si occupa di coordinare tutte le fasi e le procedure tecniche, organizzative e logistiche relative ai prestiti.
Cos’è:
LA RICHIESTA DI PRESTITO
Lettera intestata al prestatore in cui si comunicano le date della mostra, la sede e principalmente si illustra il progetto scientifico della mostra e la motivazione per cui è importante avere in mostra l’opera che si richiede per l’esposizione.
La richiesta deve essere intestata a tutti gli aventi diritto quindi anche agli enti di tutela (Soprintendenza, Enti Ministeriali).
LA SCHEDA DI PRESTITO
È il modulo che si allega alla richiesta di prestito in cui si richiedono i dati principali dell’opera oggetto del prestito e i dati del prestatore, nonché tutte le particolarità dell’opera ed eventuali richieste del prestatore.
IL CONTRATTO DI PRESTITO – LOAN AGREEMENT
È il contratto vero e proprio tra organizzazione e prestatore e deve essere redatto in forma scritta per fissare le condizioni del prestito; tale documento sottoscritto da entrambe le parti è utile per regolare in maniera dettagliata i seguenti aspetti:
- Durata del prestito e possibili proroghe
- Modalità di assicurazione
- Le specifiche per il trasporto, l’accompagnamento e la conservazione e cura delle opere
- Dettagli sull’istallazione
- Utilizzo delle immagini
LA LISTA DELLE OPERE
È il documento fondamentale in cui si inseriscono tutti i dettagli di ogni opera raccolti durante i contatti con i prestatori, ma soprattutto tutti i dettagli della scheda di prestito.
Fase operativa di trasporto e allestimento delle opere di una mostra – ruolo di un’azienda come Crown Fine Art
Trasporto delle opere di una mostra
Una volta ricevuta la lista delle opere il trasportatore (una società altamente specializzata nel trasporto di opere d’arte come Crown Fine Art, ad esempio) la analizza attentamente, contattando tutti i prestatori per chiedere conferma di tutte le informazioni presenti nella lista ed eventuali dati mancanti come tipologia dell’imballo richiesto e dettagli sugli accessi (scale – portoni – piano etc) e courier.
Quando si hanno tutte le informazioni, quindi, la prima cosa da fare per il trasportatore è compilare la scheda casse in cui si inseriscono tutte le informazioni relative alle opere e le richieste varie in modo da iniziare la costruzione delle casse, inviando la scheda in falegnameria.
Crown, come azienda specializzata nel trasporto di opere d’arte, fornisce sempre casse su misura per qualsiasi opera d’arte e spedizione. Realizziamo le casse secondo specifiche precise, consapevoli che esistono diversi tipi di casse. Per le nostre casse utilizziamo legno multistrato e prevediamo speciali imbottiture protettive in ethafoam contro le vibrazioni e gli urti.
Una volta che si hanno le casse pronte e tutte le informazioni necessarie, si inizia allora a pensare alla logistica, ad organizzare i mezzi, le squadre di lavoro e i ritiri delle opere.
È fondamentale stabilire la tipologia di mezzo secondo le caratteristiche di ciascuna opera e secondo le necessità (via troppo stretta, cancello di accesso piccolo etc.), per passare poi ad organizzare i ritiri e le squadre di lavoro.
Nel momento in cui si devono definire i ritiri si deve cercare il più possibile di ottimizzare le giornate di lavoro e i giri tenendo sempre conto delle necessità di conservazione delle opere.
Una volta definito il giro di ritiri si preparano i documenti da consegnare alle squadre di lavoro:
- Foglio di servizio – dove si trova il programma della giornata di lavoro
- Documento di trasporto per ciascuna opera
Nel caso di trasporto di opere estere la situazione diventa leggermente più complessa, ma per un trasportatore internazionale con sedi locali come Crown Fine Art, questo non è affatto un problema. Per le opere estere, infatti, Crown Fine Art Italia si appoggia ai colleghi di vari Paesi o corrispondenti esteri che hanno contatti diretti con i musei e collezionisti del loro Paese.
In caso diverso è possibile organizzare eventualmente il lavoro insieme a partner locali, che provvederanno alla export licence e alle operazioni doganali.
Una volta chiara la tempistica di tutta la logistica è possibile fare un cronoprogramma, dove si definiscono le tempistiche di trasporto e consegna in sede mostra, con giorno, ora e appuntamento con courier in mostra per disimballaggio e allestimento delle opere.
Una volta pronte tutte le casse si redige una packing list, il documento in cui si elencano il numero e la tipologia degli imballi di tutte le opere che si consegnano in mostra, dettagli fondamentali sono le misure delle casse e degli imballi in morbido, se possibile anche il peso, soprattutto per le sculture.
Fase di allestimento di una mostra
Mentre il trasportatore si occupa della definizione dei trasporti di tutte le opere della mostra, gli allestitori hanno preparato tutto per l’allestimento; pannellature e strutture necessarie per l’esposizione delle opere definite in collaborazione tra gli allestitori, architetto, curatore, restauratori e conservatori, che lavorano in sinergia per trovare la migliore soluzione per garantire la sicurezza e la conservazione delle opere.
Una volta che tutto l’allestimento è pronto, il trasportatore si occupa della definizione delle attrezzature necessarie per il posizionamento delle opere (attaccaglie – ganci – supporti), e così può iniziare l’accrochage (allestimento delle opere a parete) sempre garantendo la sicurezza dell’opera.
L’allestimento si svolgerà quindi sempre in presenza di curatore, courier, responsabile dell’organizzazione e restauratore.
La prima fase è il disimballaggio dell’opera seguito dal condition report: un documento fondamentale, redatto dai restauratori, che descrive lo stato di conservazione dell’opera in un determinato momento, che si redige alla partenza dell’opera dal museo prestatore e all’arrivo in sede mostra, corredato da documentazione fotografica.
Questo documento servirà qualora ci dovessero essere danni sull’opera per avviare il sinistro con la compagnia di assicurazione.
Man mano che si redigono i condition report si procede quindi con l’allestimento delle varie opere in sede di mostra, fase seguita dal curatore della mostra, dal courier e dal responsabile dell’organizzazione.
Fase di promozione della mostra
Mentre i vari player si intrecciano per preparare tutto nei tempi previsti, gli incaricati alla comunicazione per la mostra si muovono in parallelo per portare avanti tutte le attività di marketing e promozione.
A questo punto tutte le fasi della preparazione della mostra sono concluse e si attende solo l’inaugurazione
Argomento
Blog
Pubblicato il
17/10/2023
Scritto da
Piera Di Vincenzo
Con più di 20 anni di esperienza nella movimentazione di opere d’arte, Piera ha iniziato il suo percorso in Crown nel 2010 come Fine Art Coordinator, ed è ora diventata Business Unit Manager di Crown Fine Art Italia.